L’ARGENT EST ROI: accélérer le cycle de la commande à l’encaissement avec SAP BUSINESS ONE

En affaires, il y a un vieux dicton selon lequel « L’argent est roi ».  On peut avoir des chiffres de vente impressionnants sur papier, mais s’ils ne se traduisent pas efficacement en argent en banque, l’entreprise peut rapidement se retrouver paralysée. La gestion des liquidités est d’une importance cruciale pour les PME, même profitables! Le manque de fonds peut faire la différence entre les entreprises viables à long terme, capables d’affronter les hauts et les bas de l’économie, et les entreprises éphémères, vouées à disparaitre. L’un des facteurs clefs pour assurer la saine gestion des flux de trésorerie d’une PME réside dans la maîtrise du cycle de la commande à l’encaissement (order-to-cash).

Qu’est-ce que le cycle de la commande à l’encaissement?

Dans sa forme la plus simple, le cycle de la commande à l’encaissement désigne le processus qui débute à la réception de la commande jusqu’au moment où l’argent passe dans votre compte bancaire.  En général, un processus simple ressemble à ceci :

Chaque étape du processus implique des fonctions opérationnelles différentes, notamment les services des ventes, des opérations, de la logistique, de la comptabilité, le service à la clientèle et autres.  Si la gestion du cycle n’est pas efficace, il y aura des erreurs et des goulots d’étranglement qui auront un impact direct sur les liquidités de votre entreprise et sur la continuité de vos activités à court terme.

C’est là que brillent les logiciels intégrés de gestion d’entreprise.

Comment SAP Business One simplifie-t-il le cycle de la commande à l’encaissement?

Lorsqu’on implante un logiciel ERP perfectionné comme SAP Business One, on peut tirer profit de sa puissance pour optimiser et rationaliser dans une certaine mesure le cycle de la commande à l’encaissement.  Voici quelques-uns des principaux avantages à souligner :

• Gestion intégrée des commandes. Lorsque vous recevez des commandes de multiples canaux (commerce en ligne, EDI, vendeurs, etc.) vous devez disposer d’un système fiable qui arrivera à jongler avec toutes ces commandes et à informer les personnes concernées, s’il y a lieu.  Un logiciel ERP bien intégré aide à automatiser bon nombre de ces processus, de sorte que le personnel de chaque partie de la chaîne de valeur peut se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée, sachant que le système gère efficacement les commandes.  Cela réduit les goulots d’étranglement et accélère tout le processus sans sacrifier quoi que ce soit en termes de qualité des données.  En fait, la qualité des données s’en trouvera améliorée, car vous ne dépendrez plus de l’entrée manuelle des données.
• Visibilité des stocks améliorée. Si les activités de votre entreprise se déroulent à un rythme accéléré, avec des commandes qui arrivent de toutes parts, il est crucial d’être en mesure de consulter en tout temps les niveaux de stocks.  Vous voulez éviter d’accepter des commandes de produits que vous n’avez plus en stocks, car cela entraînerait des délais supplémentaires.  Vous devez être suffisamment agile pour vous adapter en temps opportun à vos niveaux de stocks disponibles.  Un logiciel ERP perfectionné, tel que SAP Business One, est une excellente solution pour y arriver sans difficulté, en vous donnant les détails de vos stocks sous diverses formes afin de vous aider à prendre les bonnes décisions pour votre entreprise et vos clients en temps réel.
• Une facturation et un recouvrement infaillibles. Une fois tout le travail d’exécution de la commande terminé, vous voulez vous assurer que la facturation et le recouvrement se déroulent correctement.  Pour ce faire, il faut automatiser ces éléments du processus.  Une recherche du Aberdeen Group suggère que les entreprises qui excellent dans leur cycle de la commande à l’encaissement ne traitent que 16,2 % de leurs commandes manuellement.  Un bon logiciel ERP aide à rationaliser à la fois la facturation et le recouvrement, ce qui vous évite de devoir talonner chaque client individuellement.  Vous pouvez simplement entrer dans l’application lorsque nécessaire pour recevoir le paiement et gérer les anomalies.
• Rapports automatisés. Lorsque vous devez consulter l’état de vos liquidités, vos outils de rapport doivent vous donner de l’information précise en temps réel afin de vous permettre de prendre les bonnes décisions. À titre de logiciel intégré de gestion d’entreprise, SAP Business One deviendra la source de confiance unique pour l’information de votre PME grâce à son analyse facile de l’information via le module de rapports, qui vous donne des renseignements utiles au moment opportun. (Pour des fonctions d’intelligence d’affaires encore plus avancées, ne manquez pas de consulter N’Sight propulsée par Tableau).

Pour optimiser votre cycle de la commande à l’encaissement, il faut de toute évidence implanter une plateforme de gestion intégrée qui puisse compiler toutes les données pertinentes et automatiser les processus afin d’optimiser votre temps et votre attention.  Lorsque tout cela est bien maîtrisé par une solution telle que SAP Business One, c’est le jour et la nuit.

On peut tout à coup contrôler le cycle de traitement des liquidités et porter l’entreprise vers de nouveaux sommets, de façon viable et en toute confiance.  Ça change tout.

Si vous avez besoin d’aide pour accélérer le rythme de votre entreprise avec cette puissante technologie, communiquez avec nous maintenant.  Nous serons heureux de discuter avec vous et de vous aider!