1 : Comptes clients

Chaque année, le personnel de N’ware Technologies discute avec des centaines d’entreprises qui doivent faire face à des défis liés à leur solution comptable ou ERP. La gestion des comptes clients est toujours la principale préoccupation.

Ce qui pose problème est la consignation précise des appels liés aux comptes clients et le suivi des factures et des engagements pris par les clients, en particulier lorsque les conditions de paiement et les limites de crédit diffèrent d’un client à l’autre.  Les paiements en retard ou partiels, les délais d’envoi des factures et les erreurs causées par l’excès de papier et l’entrée manuelle des données ont un impact sur les liquidités.

N’ware configure des Alertes et des Activités dans SAP Business One afin d’offrir un outil simple, unifié et efficace permettant de mieux gérer les processus liés aux comptes clients. À l’aide des Alertes et Activités, l’équipe responsable des comptes clients peut rapidement et facilement faire ce qui suit :

• générer des rapports de clients ayant dépassé les conditions de leur compte;
• trier les rapports pour vous concentrer sur le critère qui est le plus important pour vous;
• configurer des événements au calendrier pour indiquer quel client appeler et à quel moment;
• envoyer des factures par courriel sans avoir à les imprimer, les numériser ou les télécopier;
• consigner le résultat des appels et planifier des appels de suivi.

Mise en situation

Voici comment tout cela fonctionne en SAP Business One.

1- Des alertes sont configurées dans SAP Business One pour que chaque lundi matin à 8 h 30 un rapport de solde de compte et de limite de crédit soit envoyé à Donna Bernier, au service de la comptabilité.

2 – Donna reçoit alors le rapport ci-dessous. Évidemment, votre rapport peut être différent et refléter vos besoins spécifiques. Donna se concentre sur le plus gros solde de compte client impayé et choisit Microchips.

3- Sans tarder, Donna vérifie le classement chronologique du compte client pour Microchips et constate que la facture no 424 d’un montant de 433 000 $ aurait dû être payée le 2019-08-01. Ça y est! Obtenons le paiement de cette facture aujourd’hui.

4- Donna clique sur la flèche dorée de la facture no 424 pour consulter la facture, puis envoie cette facture par courriel à Judith Bouchard de Microchips à l’aide du bouton d’insertion dans un courriel situé dans le coin supérieur gauche. La facture est ainsi jointe à un courriel sous forme de fichier PDF.

Message envoyé par la fonction de messagerie de SAP Business One

5- L’étape finale pour Donna est de créer une entrée Activité dans SAP Business One afin de consigner ce processus de recouvrement de compte client qui indiquera qu’un courriel a été envoyé ou qu’un appel a été fait. Un événement sera ajouté au calendrier de Donna en SAP Business One afin qu’un suivi soit effectué cinq jours plus tard. L’Activité ainsi consignée contient un lien vers la facture et vers les coordonnées du partenaire commercial Microchips.

Avantages

L’utilisation des Alertes et des Activités pour la gestion des comptes clients dans SAP Business One présente de nombreux avantages, notamment :

• transactions et consignations aux dossiers sans utilisation de papier;
• réduction des comptes clients impayés;
• réduction des dettes douteuses;
• réduction des délais de recouvrement, augmentation et prévisibilité des liquidités;
• amélioration de la rétention des clients.

Une dernière chose : les Alertes et Activités dans SAP Business One ne sont pas exclusives aux comptes clients, elles peuvent aussi être utilisées dans chaque module pour offrir à votre entreprise des rapports de résultats uniformes pour tous les aspects de vos activités.

Pour plus d’information sur les Alertes, les Activités et SAP Business One, communiquez maintenant avec N’ware